読者です 読者をやめる 読者になる 読者になる

Otra célula del cerebro

気が向くままにだらだらと書いていきます。

メモと記録だけでストレスフリーな毎日を続ける仕事術/とゆ ~埋もれた仕事を作らないためにも!~

仕事を進めていると、複数の仕事を同時に進めていくことが多々あり、あれこれとやることがわからなくなります。

そして、どこかで埋もれてた案件が時限爆弾化して、爆弾処理に時間をかかってしまうという負のスパイラルに入って仕事が回らなくなる。。。

 

この負のスパイラルを断つのに、本書で、いろいろと作戦を書いてあります。

でも、根幹となるのは、メモと記録。あとは、それをどういうツールで実施するのか?というところが肝要になります。

使っているのが、Evernoteであったり、Dropboxであったり、TaskChuteであったりとしています。

 

そのツールを使いこなすうえで、その中で大事なのがこのことかなと。

最初に完璧な形や理想像を設定し、それに従って整理していくのではなく、とりあえず情報を入れていき、実際にそれを取り出して使いながら自分なりの整理方法を徐々に作り上げていく、あるいは目的の変化に対応して整理も変更する、というのが「マドルスルー整理法」です。

 

だいたいいつも、こうあるべきだと思って、枠を作っていくことが多いです。ただ、想定時に考えていなかったことがおこると、どこに分類するのか?がわからなくなり、運用すること自体が面倒になっていきます。

理想を描きすぎて自分が対応しきれないという。。。

なので、現実の中で最適な形を目指していくというほうがいいのかもしれないかなと。

変化が起きれば、その変化に順応していくということで。

 

ここまで書いてふと思ったのが、自分がやっていることは、少しづつ使っているツールを自作して徐々に修正していってるのはいいことかもしれない。

 

仕事のときに忘れやすいのがToDoの内容。

もともとは、忘れないようにメモ帳に書いたり、手帳に書いたりしてますが、それでもどうしても忘れてしまう。

あと、1週間の週報を書くのに思い出すだけで、「うーん」となってしまう。。。

あと、週報を書き忘れてフォローして慌てて書くこともあるし。。。なおさら、「なにやってたっけ。。。」となってました。

 

というのを踏まえて、最近、ExcelでToDoリストを管理して、作業にかかった時間と計画時にかかると想定した時間も記載してます。

あとは、どういう作業で時間を食われているのか、確認するためにも区分をつけて整理をしています。

Excelの数式と、機能を組み合わせまくってます。

何か不満等あれば、メモを残しておいて、月1回こそこそと1時間くらいの目標で直していってます。

とりあえず、一ヶ月の仕事時間で何が多いか、どのプロジェクトに時間をかけたかを15分単位で言えるようになりました。

結局は打ち合わせと資料作成がほとんどでしたね。。。

作業の時間があんまりとれてないし、新しいことをインプットできていないというのが判明して、それをどうするか考え中です。。。

そこで、打ち合わせの仕方を変えようと思って、会議の仕方の本に興味をもったりしてます。

 

修正したときは、これでOKと思ってても、少しづつ不満がでてくるので、少しづつ直していく必要があるんでしょうねぇ。

終わりがない戦いになりそう。。。

 

 以下参考になったこと

  GTDという考え方

GTD(Getting Things Done)は、収集→処理→整理→レビュー→実行という5つのステップからなります。

GTDのステップの説明

収集:気になることややらなければいけないことを、いったん集める。

処理:行動が必要なのか、相手から連絡待ちなのか、ただ資料として保管しておけばいいのかといったように、集まった項目について分類。

整理:分類された項目について、それぞれツールに登録していつでもアクセスできる状態にする。

レビュー:一連の流れがいつも最新の状態になっているか、ストレスを感じて使っていない仕組みがないかを見直して、自分が使いやすい形にブラッシュアップ

実行:今どういう状況なのか、どれだけ時間があるかで行動に優先順位をつけて、行動を選択します。