トヨタで学んだ「紙1枚! 」にまとめる技術／浅田すぐる ～単純にまとめるのが一番難しい気がします。～
大事な資料をA4の紙一枚でまとめる。そのことについて書いてある本です。
たったそれだけですが、A4一枚に言いたいことをわかりやすくまとめるのにはなかなか難しいものがあります。
ただ、A4できちんとまとめることができると、次の効果があります。
考え抜いて作られた「1枚」は、無駄な情報が省かれ、厳選された情報だけが書かれいているために、要点がつかみやすいというメリットもあるのです。
自分が資料作るときには、極力簡潔にいこうとするのですが、それでも資料が3，4枚になることが多々。まぁ、大きめのポイントの文字を作ったりしているので、それが原因なのかもしれませんが。。。
無意識に作ると普通に10枚前後になりますからね。それがいいのかどうかはさておいて、きちんと理解してもらうには、背景から細部へというストーリーを描いているのですが、そのストーリーが回りくどい感じがあるのかもしれません。
とにかくシンプルにまとめて、余分なぜい肉をそぎ落としてしまうというのが大事なところ。シンプルにすればするほど、非常に難しい。情報が足らないんじゃないかという不安に襲われて、結局おまけという名目で補足資料用のスライドを作ってしまう。
うーん、割り切るのってなかなか難しい。
本書で書いてあるのは、次のこと。
必要なのは、情報を整理し、考えをまとめ、伝える力です。
そして、それを進めていくのに大事なのは、造ろうとする資料の理解を深めること。
わかるための道のりの第一歩は、わからない部分をいかにたくさん発見できるかにかかっています。わからない部分を１つひとつ潰していけば、やがて全体の理解へつながります。
でも、わからないことがわからないということで、資料を作るときに、次の項目をテーマにするといいそうです。
- 目的
- 現状
- 課題
- 対策
- スケジュール
会議の議事録も企画書も報告書も、少なくともこの5つの観点から考えてまとめていけば問題はない。そして、5つがクリアになったら、あとは行動を起こしていくだけ。そうすれば仕事は進んでいく
あとは、打ち合わせになにかしらのたたき台を用意してから臨むということでしょうか。
ある程度は実践しているところがありますが、項目あたりをざっくり考えて、打ち合わせに臨んではいなかったりするので、参考になるところも多々。
おそらく自分が仕事とかも刻一刻と状況が変わっていく中でも、上記の5点でまとめた資料を用意しておけば、自分が多忙なときに手伝ってもらうのが楽になるだろうし、仕事を引き継ぐときも楽になる。
この5点の観点で、仕事をまとめていくという作業が必要なのかもしれないなぁ。。。
